Står ni inför ett Systembyte?

Det finns många anledningar till att byta lönesystem, det kan vara så att man växt ur sitt gamla system, att företagets komplicerade natur inte längre går hand i hand med det system som man tidigare haft, det kan också vara så att man ingår i en global koncern och inte haft något annat val än att byta till det system som använts i andra länder inom företaget, kanske så är det så att systemet man använder aldrig fungerat optimalt för bolaget överhuvudtaget. Vad anledningen än kan vara så har vi listat lite punkter att tänka på vid ett systembyte.

1.Starta med Projektteamet, vem/vilka ska vara ansvarig för projektet? Att föredra är ett samarbete mellan Lön & HR (med en nära dialog med ekonomi där det behövs). Att inte ha med någon från Lön i projektet har vi sett hända förut och vi har också sett konsekvenserna av det. Det är ett Lönesystem som ska bytas så varför inte ha med de som har störst koll på det dagliga arbetet, regler och formler, när det är deras arbetsbörda som ska minskas. Så vårt råd; Ha alltid med en Lönespecialist i teamet!

2.När teamet är fastställt så är det dags att sammanställa en Kravspecifikation. Vad kräver vi av det nya systemet? Vilket/vilka kollektivavtal och beräkningar ska det kunna hantera? Vilka scheman, skift, multipla anställningsformer för samma anställd och rapporthantering ska systemet kunna hantera? När önskar vi att det nya systemet ska vara ”up and running”? Vad gör lönepersonalen idag som är manuellt eller krångligt och hur kan vi minska eller automatisera detta arbete? Om möjligheten finns så ta gärna en kort intervju med olika delar av ditt företag i detta skede och hör efter vad cheferna önskat att få ut för rapporter eller liknande. Vad vill HR kunna ha tillgång till och vilken information vill de kunna få ut?

Precis alla krav kommer inte att kunna mötas av ett enda system men man kan komma så nära som möjligt om man bara vet vad man vill få ut av systemet.

3.Dags att boka upp möten med olika Systemleverantörer som ni tror kan möta era behov och därefter presentera er kravspecifikation. Förutom kraven; är systemet som presenteras användarvänligt? Hur fungerar inläsning av filer, är försystem och lönesystem kompatibelt med varandra? Vad har systemet för övriga funktioner som kanske inte finns med i vår kravspecifikation men som är ett plus i kanten för de som ska använda det? Hur hanteras uppsättning och inläsning/inmatning av historik? Vad är kostnaden för systemet och vad ingår? Sätt er ner och jämför de olika systemen och de svar ni fått från systemleverantörerna för att därefter välja ert nya system!

System ska alltid väljas utifrån organisationens bästa! Välj inte system för att nuvarande löneadmin föredrar det eller för att det är billigaste alternativet – detta kan bli väldigt kostsamt i längden.

4. Gör en Tidplan! I tidplanen bör information finnas med om hur lång tid uppsättningen beräknas ta, vad vi som bolag gör och vad systemleverantörerna gör samt när i tiden som det kommer att göras. I tidplanen bör även ingå när personalen kommer att få upplärning i det nya systemet och vem som håller i utbildningen. (Boka upp utbildningar och gör en riktig plan med utrymme för upplärning och testkörningar så att de anställda som ska jobba i det har en chans att känna sig kompetententa nog i det nya systemet som de ska förvalta och bli riktiga proffs i över tid. Rätt kompetens i teamet eller uppbackning av systemförvaltare bör finnas). Gör en Realistisk tidplan och underskatta inte tiden det tar att göra ett systembyte. Räkna med tid för tester, parallellkörning och kontroller och planera när det nya systemet ska gå Live.

Skynda inte fram ett systembyte för att minimera kostnaden för projektet, detta kan komma att kosta er så mycket mer när det ska undersökas, felsökas och korrigeras i efterhand!

5. Dokumentera, dokumentera, dokumentera! We can’t stress this enough! Dokumentera de besluts som tagits under uppsättningen och varför man valt att sätta upp vissa saker på ett speciellt sätt där det finns flera alternativ. Att veta varför man valt bort vissa alternativ kan spara tid i framtiden när man försöker hitta lösningar till ytterligare effektivisering eller tex när nya ansvariga tycker att det borde vara på ett annat sätt. Detta visar även att beslut faktiskt tagits om en specifik del och inte är något som satts upp fel eller fallit mellan stolarna och blivit en default inställning.

6.Alla ska med! Få med löneteamet i förändringarna som sker (inte bara i slutskedet) – alla behöver inte vara involverade i varenda detalj, men låt teamet som ska jobba i de nya systemen veta vad som sker löpande och vilka förändringar som kommer att ske i arbetsflöde och beräkningar framgent. Detta för att få alla att känna sig delaktiga i de nya förändringarna och systemen som de ska jobba i.

7.Testkör! Glöm inte att testköra det som testköras kan! Fungerar integrationer? Får vi ut det vi vill ha? Fungerar beräkningar? Finns historiken, semestervärden och andra ingångsvärden på plats? Får vi ut rätt information, bokföring på rätt konton etc.? Gör skuggkörningar om möjligt och ta stickprover!

Lycka till och Grattis till nya system som ska göra (arbets)livet lite enklare!